Projektzeitraum 2023/2024

Modernisierung der Arbeitszeitmodelle in Logistik Zentren durch die Einführung eines KI-gestützten Workforce-Management-Systems und die Anpassung betrieblicher Planungsprozesse.

Ein führender deutscher Pharma-Großhändler, der rund 3.500 Mitarbeiter an 19 Logistikstandorten beschäftigt, stand vor der Herausforderung, seine Arbeitszeitmodelle zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Dies war notwendig geworden, weil a) in die unproduktive Arbeitszeit minimiert werden sollte und b) der Wunsch insbesondere jüngerer Mitarbeitenden nach flexibleren und abwechslungsreicheren Tätigkeiten berücksichtigt werden sollte. Dies erforderte die Einführung eines KI-gestützten Workforce-Management-Systems und eine umfassende Anpassung der bestehenden Planungsprozesse.

Das Unternehmen benötigte eine Lösung, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter flexibler und transparenter zu gestalten. Zusätzlich mussten die betrieblichen und zentralen Planungsprozesse optimiert werden, um ein deutlich erhöhtes Geschäftsvolumen effizient zu bewältigen. Die Einbeziehung aller Sozialpartner war dabei essenziell, um Akzeptanz und Unterstützung für die Veränderungen zu gewährleisten. In den vorangegangenen 10 Jahren sind bereits 2 Versuche der Einführung an der fehlenden Unterstützung seitens der Sozialpartner gescheitert.

Ronny Burchhardt wurde als Interim Programm Manager beauftragt, die digitale Transformation zu leiten und die folgenden Hauptziele zu erreichen:

• Einführung eines KI-gestützten Workforce-Management-Systems:

• Analyse und Auswahl: Nach einer gründlichen Analyse der Anforderungen wurde ein geeignetes Workforce-Management-System ausgewählt, das sowohl den operativen als auch den strategischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird.

• Implementierung: Die Implementierung des Systems erfolgte in allen 19 Logistikstandorten, wodurch die Arbeitszeiterfassung, -planung und -verwaltung zentralisiert und automatisiert wurden.

• Schulung und Change Management: Um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten, wurden umfassende Schulungsprogramme für die Mitarbeiter durchgeführt und ein Change Management-Konzept entwickelt, das die Akzeptanz des neuen Systems förderte.

• Strategie-Entwicklung und Umsetzung der Transformation Roadmap:

• Entwicklung der Roadmap: Eine detaillierte Transformation Roadmap wurde entwickelt, die die Schritte zur Anpassung der betrieblichen und zentralen Planungsprozesse umfasste.

• Einbeziehung der Sozialpartner: Alle relevanten Sozialpartner wurden ab dem ersten Tag in den Prozess einbezogen, um sicherzustellen, dass die Veränderungen transparent, sozialverträglich und nachhaltig sind.

• Umsetzung: Die Roadmap wurde konsequent umgesetzt, wobei kontinuierliche Überprüfungen und Anpassungen vorgenommen wurden, um den Erfolg der Transformation sicherzustellen.

Die Einführung des KI-gestützten Workforce-Management-Systems führte zu einer signifikanten Verbesserung der Flexibilität und Effizienz in der Arbeitszeitverwaltung. Die Mitarbeiter profitierten von transparenteren und gerechteren Arbeitszeitmodellen, während das Unternehmen die betriebliche Effizienz steigerte und besser auf die Anforderungen eines erhöhten Geschäftsvolumens reagieren konnte.

Die unmittelbare Einbeziehung aller Sozialpartner und die sorgfältige Planung und Umsetzung der Transformation Roadmap trugen maßgeblich dazu bei, dass das Projekt auf breiter Basis akzeptiert und unterstützt wurde. Dies sicherte nicht nur den Projekterfolg, sondern auch eine nachhaltige Verbesserung der Arbeitsbedingungen und betrieblichen Abläufe.

Ronny Burchhardt’s Expertise und Führung im Bereich der digitalen Transformation und Change Management haben wesentlich dazu beigetragen, dass der führende deutsche Pharma-Großhändler seine Arbeitszeitmodelle erfolgreich modernisieren konnte. Dieses Projekt demonstriert, wie durch gezielte strategische Planung und effektive Implementierung digitale Transformationen erfolgreich durchgeführt werden können.