Case Studies

Case Study Personaleinsatzplanung mit KI in der Pharma-Logistik

  • Projektzeitraum 2023/2024

  • Modernisierung der Arbeitszeitmodelle in Logistik Zentren durch die Einführung eines KI-gestützten Workforce-Management-Systems und die Anpassung betrieblicher Planungsprozesse.

  • Ein führender deutscher Pharma-Großhändler, der rund 3.500 Mitarbeiter an 19 Logistikstandorten beschäftigt, stand vor der Herausforderung, seine Arbeitszeitmodelle zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Dies war notwendig geworden, weil a) in die unproduktive Arbeitszeit minimiert werden sollte und b) der Wunsch insbesondere jüngerer Mitarbeitenden nach flexibleren und abwechslungsreicheren Tätigkeiten berücksichtigt werden sollte. Dies erforderte die Einführung eines KI-gestützten Workforce-Management-Systems und eine umfassende Anpassung der bestehenden Planungsprozesse.

  • Das Unternehmen benötigte eine Lösung, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter flexibler und transparenter zu gestalten. Zusätzlich mussten die betrieblichen und zentralen Planungsprozesse optimiert werden, um ein deutlich erhöhtes Geschäftsvolumen effizient zu bewältigen. Die Einbeziehung aller Sozialpartner war dabei essenziell, um Akzeptanz und Unterstützung für die Veränderungen zu gewährleisten. In den vorangegangenen 10 Jahren sind bereits 2 Versuche der Einführung an der fehlenden Unterstützung seitens der Sozialpartner gescheitert.

  • Ronny Burchhardt wurde als Interim Programm Manager beauftragt, die digitale Transformation zu leiten und die folgenden Hauptziele zu erreichen:

    • Einführung eines KI-gestützten Workforce-Management-Systems:

    • Analyse und Auswahl: Nach einer gründlichen Analyse der Anforderungen wurde ein geeignetes Workforce-Management-System ausgewählt, das sowohl den operativen als auch den strategischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird.

    • Implementierung: Die Implementierung des Systems erfolgte in allen 19 Logistikstandorten, wodurch die Arbeitszeiterfassung, -planung und -verwaltung zentralisiert und automatisiert wurden.

    • Schulung und Change Management: Um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten, wurden umfassende Schulungsprogramme für die Mitarbeiter durchgeführt und ein Change Management-Konzept entwickelt, das die Akzeptanz des neuen Systems förderte.

    • Strategie-Entwicklung und Umsetzung der Transformation Roadmap:

    • Entwicklung der Roadmap: Eine detaillierte Transformation Roadmap wurde entwickelt, die die Schritte zur Anpassung der betrieblichen und zentralen Planungsprozesse umfasste.

    • Einbeziehung der Sozialpartner: Alle relevanten Sozialpartner wurden ab dem ersten Tag in den Prozess einbezogen, um sicherzustellen, dass die Veränderungen transparent, sozialverträglich und nachhaltig sind.

    • Umsetzung: Die Roadmap wurde konsequent umgesetzt, wobei kontinuierliche Überprüfungen und Anpassungen vorgenommen wurden, um den Erfolg der Transformation sicherzustellen.

  • Die Einführung des KI-gestützten Workforce-Management-Systems führte zu einer signifikanten Verbesserung der Flexibilität und Effizienz in der Arbeitszeitverwaltung. Die Mitarbeiter profitierten von transparenteren und gerechteren Arbeitszeitmodellen, während das Unternehmen die betriebliche Effizienz steigerte und besser auf die Anforderungen eines erhöhten Geschäftsvolumens reagieren konnte.

    Die unmittelbare Einbeziehung aller Sozialpartner und die sorgfältige Planung und Umsetzung der Transformation Roadmap trugen maßgeblich dazu bei, dass das Projekt auf breiter Basis akzeptiert und unterstützt wurde. Dies sicherte nicht nur den Projekterfolg, sondern auch eine nachhaltige Verbesserung der Arbeitsbedingungen und betrieblichen Abläufe.

  • Ronny Burchhardt’s Expertise und Führung im Bereich der digitalen Transformation und Change Management haben wesentlich dazu beigetragen, dass der führende deutsche Pharma-Großhändler seine Arbeitszeitmodelle erfolgreich modernisieren konnte. Dieses Projekt demonstriert, wie durch gezielte strategische Planung und effektive Implementierung digitale Transformationen erfolgreich durchgeführt werden können.

Case Study Hybrid Work - Change zu Flex-Desk Arbeit und Cloud-Migration der Anwendungen

  • Projektzeitraum 2023

  • Modernisierung und Zentralisierung der digitalen Services des Zentraleuropa-Head Office eines großen französischen Immobilien-Verwalters durch eine umfassende Einführung von Flex-Desk-Arbeit, einhergehend mit der Cloud-Migration der Anwendungen und ein effektives Change-Management-Konzept.

  • Der französische Immobilien-Verwalter, der eine bedeutende Präsenz in Zentraleuropa hat, erkannte die Notwendigkeit, die Büroflächen zu verkleinern, das Arbeitsumfeld zu modernisieren und dafür seine digitalen Services zu modernisieren und die IT-Infrastruktur zu zentralisieren. Dies erforderte eine Neugestaltung der Arbeitsplätze, die Migration der Office-IT zu cloudbasierten Services und die Schließung der lokalen IT-Abteilung, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

  • Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, sein klassisches Büro-Setup in Verbindung mit vielfältigen lokalen digitalen Services in eine zentralisierte, cloudbasierte Infrastruktur zu überführen. Dabei musste sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter den Wandel unterstützten und das neue Büro Setup und die neuen Systeme effektiv nutzten. Die Einbeziehung globaler Lieferanten und die Wahl geeigneter Off-The-Shelf SaaS-Lösungen waren ebenfalls kritische Erfolgsfaktoren.

  • Ronny Burchhardt wurde als Interim Change-Manager beauftragt, die digitale Transformation zu leiten und die folgenden Hauptziele zu erreichen:

    1. Analyse der lokalen digitalen Services und Cloud-Migration:

    a. Analyse: Eine detaillierte Analyse der bestehenden lokalen Büroorganisation und der digitalen Services wurde durchgeführt, um die Anforderungen und Möglichkeiten für die Migration zu identifizieren.

    b. Auswahl und Einsatz: Es wurde ein harmonisches, modernes Großraumbüro-Design entworfen und geeignete cloudbasierte Services ausgewählt, wobei der Schwerpunkt auf globalen Lieferanten und Off-The-Shelf SaaS-Lösungen lag. Diese Auswahl ermöglichte eine schnelle und effiziente Implementierung.

    c. Schließung der lokalen IT-Abteilung: Die erfolgreiche Migration führte zur Schließung der lokalen IT-Abteilung, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer verbesserten operativen Effizienz führte.

    2. Planung und Umsetzung der Roadmap und Change Management:

    a. Roadmap-Entwicklung: Eine umfassende Transformation Roadmap wurde entwickelt, um die Schritte der Migration und die Anpassung der Geschäftsprozesse klar zu definieren.

    b. Change Management-Konzept: Ein maßgeschneidertes Change Management-Konzept wurde entwickelt und umgesetzt, um die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten und ihre Unterstützung zu sichern.

    c. Schulung und Kommunikation: Um eine reibungslose Einführung der neuen Systeme zu gewährleisten, wurden umfassende Schulungen für die Mitarbeiter durchgeführt und eine transparente Kommunikationsstrategie implementiert.

  • Das Office Re-Design und die Cloud-Migration führte zu einer erheblichen Modernisierung der IT-Infrastruktur des Unternehmens. Durch die Nutzung cloudbasierter Services konnte die Effizienz gesteigert und die Betriebskosten gesenkt werden. Die Schließung der lokalen IT-Abteilung verlief reibungslos, ohne dass der Geschäftsbetrieb beeinträchtigt wurde.

    Das Change Management-Konzept erwies sich als erfolgreich, da die Mitarbeiter den Wandel unterstützten und die neuen Systeme schnell und effektiv annahmen. Die kontinuierliche Kommunikation und die umfassenden Schulungsprogramme trugen wesentlich zur erfolgreichen Implementierung bei.

  • Ronny Burchhardt’s Führung und Expertise im Bereich Change-Management und digitale Transformation haben wesentlich dazu beigetragen, dass der französische Immobilien-Verwalter seine IT-Infrastruktur erfolgreich modernisieren und zentralisieren konnte. Dieses Projekt zeigt, wie durch gezielte Planung, effektives Change-Management und den Einsatz moderner Technologien nachhaltige Verbesserungen und Kosteneinsparungen erzielt werden können.

Case Study Rollout IoT Services bei Vertriebspartnern

  • Projektzeitraum 2023

  • Unterstützung des rapiden Wachstums einer EnBW-Tochter durch Integration moderner digitaler Lösungen und Optimierung betrieblicher Prozesse.

  • Eine Tochtergesellschaft der EnBW im Bereich neue Energien erlebte ein rasantes Wachstum und stand vor der Herausforderung, ihre Service- und Vertriebseinheiten an ein fünffach höheres Geschäftsvolumen anzupassen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, war eine umfassende digitale Rollout erforderlich.

  • Die EnBW-Tochter musste ihre IT-Infrastruktur modernisieren und Prozesse optimieren, um die gestiegenen Anforderungen zu bewältigen. Dies erforderte die Integration von IoT und Cloud-basierten Services in ein zentrales CRM-System sowie die Entwicklung und Umsetzung einer Rollout Roadmap.

  • Ronny Burchhardt wurde als Interim Projekt Manager beauftragt, das Rollout zu leiten und die folgenden Hauptziele zu erreichen:

    1. Integration von IoT & Cloud-basierten digitalen Services in ein zentrales CRM:

    a. Analyse und Auswahl: Die umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur und Anforderungen wurde von den bestehenden Teams durchgeführt, um geeignete IoT- und Cloud-basierte Lösungen auszuwählen.

    b. Implementierung: Die ausgewählten digitalen Services wurden durch die bestehenden Teams erfolgreich in das zentrale CRM-System integriert, was eine Echtzeitüberwachung und -verwaltung von Kunden- und Auftragsdaten ermöglichte.

    c. Schulung und Support: Um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten, wurden durch Ronny Burchhardt ein umfassendes Schulungsprogramm für die Mitarbeiter und Vertriebspartner entwickelt und durchgeführt und ein Support-System eingerichtet.

    2. Planung und Umsetzung einer Rollout Roadmap:

    a. Entwicklung der Roadmap: Eine detaillierte Rollout Roadmap wurde entwickelt, um die Anpassung der Service- und Vertriebseinheiten an das erhöhte Geschäftsvolumen zu steuern.

    b. Umsetzung: Die Roadmap wurde konsequent umgesetzt, wobei regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen vorgenommen wurden, um den Fortschritt sicherzustellen.

    c. Einbindung der Stakeholder: Alle relevanten Stakeholder wurden in den Prozess einbezogen, um deren Unterstützung und Akzeptanz für die Veränderungen zu gewährleisten.

    3. Prozessdesign für die weitgehend automatisierte Erfassung und Bearbeitung von kunden- und auftragsbezogenen Events:

    a. Prozessanalyse: Bestehende Prozesse wurden analysiert und optimiert, um die Effizienz zu steigern und manuelle Arbeit zu reduzieren.

    b. Automatisierung: Ein neues Prozessdesign wurde implementiert, das die weitgehend automatisierte Erfassung und Bearbeitung von kunden- und auftragsbezogenen Events ermöglichte.

    c. Monitoring und Anpassung: Die automatisierten Prozesse wurden kontinuierlich überwacht und bei Bedarf angepasst, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.

  • Durch die erfolgreiche Integration von IoT und Cloud-basierten digitalen Services in das zentrale CRM-System und das flächendeckende Rollout konnte die EnBW-Tochter ihre Effizienz erheblich steigern. Die Planung und Umsetzung der Rollout Roadmap ermöglichten die Anpassung der Service- und Vertriebseinheiten an das gestiegene Geschäftsvolumen, wodurch das Unternehmen seine Marktposition weiter stärken konnte.

    Das neue Prozessdesign und die Automatisierung führten zu einer signifikanten Reduktion manueller Arbeit und verbesserten die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Datenverarbeitung. Dies trug maßgeblich zur Zufriedenheit der Kunden und zur operativen Exzellenz bei.

  • Ronny Burchhardt’s Führung und Expertise im Bereich digitale Rollout und Prozessoptimierung haben wesentlich dazu beigetragen, dass die EnBW-Tochter im Bereich neue Energien ihr rasantes Wachstum erfolgreich bewältigen konnte. Dieses Projekt zeigt, wie durch gezielte Planung, effektive Implementierung und kontinuierliche Optimierung nachhaltige Verbesserungen und Geschäftserfolge erzielt werden können.

Case Study Etablierung von RPA-Prozessen zur 24/7-Bewältigung von dringenden Anfragen mit wiederkehrenden Mustern

  • Projektzeitraum 03/2020 - 05/2020

  • Vermeidung eines Cash-outs von 200 Mio. € durch die automatisierte Umwandlung von 1 Mio. Buchungsstornierungen in digitale Gutscheine mittels RPA-Prozessen.

  • Während der COVID-19-Krise sah sich ein weltweit führendes Hotelunternehmen mit einer massiven Welle von Buchungsstornierungen konfrontiert, die zu erheblichen finanziellen Verlusten bis hin zu Insolvenzen führen konnten. Um einen drohenden Cash-out von 200 Mio. € zu vermeiden, war eine schnelle und effiziente Lösung erforderlich.

  • Die Bewältigung von 1 Mio. Buchungsstornierungen manuell war zeitaufwendig und kostspielig. Darüber hinaus waren in vielen Ländern Lock-Down Programme aktiv, welches in den Hotels mangels Mitarbeiterpräsenz im Hotel eine Bearbeitung der Stornierungen verhinderte. Das Unternehmen benötigte eine schnelle, automatisierte Lösung, um die Stornierungen in digitale Gutscheine umzuwandeln und somit die Liquidität zu sichern.

  • Ronny Burchhardt wurde als Experte für digitale Transformation und Prozessautomatisierung beauftragt, eine innovative Lösung zu entwickeln und umzusetzen:

    1. Analyse der bestehenden Prozesse:

    a. Prozessanalyse: Eine schnelle und gründliche Analyse der bestehenden Stornierungsprozesse wurde durchgeführt, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren.

    b. Zieldefinition: Das Ziel war klar definiert: die schnelle Umwandlung von 1 Mio. Buchungsstornierungen in digitale Gutscheine, um den Cash-out zu vermeiden.

    2. Entwicklung und Implementierung von RPA-Prozessen:

    a. RPA-Implementierung: Robotic Process Automation (RPA) wurde als Lösung identifiziert, um die manuelle Arbeit zu ersetzen und den Prozess zu automatisieren. Eine RPA-Software wurde ausgewählt, konfiguriert und innerhalb kürzester Zeit implementiert.

    b. Schulung und Rollout: Mitarbeiter wurden in der Nutzung der RPA-Tools geschult, und die neuen Prozesse wurden unter strenger Überwachung eingeführt, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren.

    3. Monitoring und Optimierung:

    a. Kontinuierliches Monitoring: Die automatisierten Prozesse wurden kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass sie effizient und fehlerfrei arbeiten.

    b. Anpassungen und Optimierungen: Bei Bedarf wurden sofortige Anpassungen vorgenommen, um die Effektivität und Effizienz weiter zu steigern.

  • Durch die schnelle Implementierung der RPA-Prozesse konnte das Unternehmen innerhalb von weniger als zwei Monaten 1 Mio. Buchungsstornierungen in digitale Gutscheine umwandeln. Dies führte zu einer erfolgreichen Vermeidung eines drohenden Cash-outs von 200 Mio. € und sicherte die finanzielle Stabilität der angeschlossenen Unternehmens während der Krise.

  • Ronny Burchhardt’s Expertise in der digitalen Transformation und Prozessautomatisierung spielte eine entscheidende Rolle bei der schnellen und effizienten Bewältigung der COVID-19-bedingten Herausforderungen. Die erfolgreiche Umwandlung von Buchungsstornierungen in digitale Gutscheine mittels RPA-Prozessen demonstriert, wie innovative digitale Lösungen eingesetzt werden können, um erhebliche finanzielle Verluste zu vermeiden und die Unternehmensliquidität zu sichern. Dieses Projekt unterstreicht die Bedeutung von Agilität und technologischer Innovation in Krisenzeiten.

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